Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden.
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Das Ausstellungsdatum.
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum).
- Das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie vereinbarte Entgeltminderungen.
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden.
- Bei Gutschriften (Abrechnung durch den Kunden) das Wort „Gutschrift“.
Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) brauchen weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung
Verkaufen Sie Waren mit 19 % und 7 % (zum Beispiel Beratung und ein Buch), wählen Sie den Satz je Position. Der Generator weist den Nettobetrag und die Umsatzsteuer für jeden Satz getrennt aus, wie es § 14 UStG verlangt. Seit 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft 7 %.
Sonderfälle
- Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, mit Hinweis auf § 19 UStG.
- Reverse Charge für Unternehmen in anderen EU-Ländern.
- Ausfuhrlieferungen und Leistungen an Unternehmen außerhalb der EU: ohne deutsche Umsatzsteuer, mit dem passenden Hinweis.
E-Rechnungspflicht
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Eine PDF ist keine E-Rechnung. Mit den Angaben im Bereich „E-Rechnung (XRechnung)“ erzeugt der Generator eine XRechnung-Datei.
Aufbewahrung
Rechnungen müssen Sie seit 2025 acht Jahre aufbewahren (vorher zehn), E-Rechnungen im Originalformat.
Häufige Fehler
- Leistungsdatum fehlt. Steht es nicht auf der Rechnung, darf Ihr Kunde keine Vorsteuer abziehen. Ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt, wenn das stimmt.
- Steuer nur als Gesamtbetrag. Bei 19 % und 7 % muss jeder Satz getrennt ausgewiesen werden.
- Rechnung nachträglich ändern. Korrigieren Sie mit einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Steuernummer auf der Rechnung?
Ja. Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. ist Pflicht, auch als Kleinunternehmer.
Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Sie muss einmalig sein und einer nachvollziehbaren Reihenfolge folgen. Lücken sollten erklärbar sein; doppelte Nummern sind nicht erlaubt.
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
An Privatkunden ja. An Unternehmen bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz; danach ist die E-Rechnung Pflicht.
Formeln geprüft: 10/2026 · So rechnen wir