Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Jede erzeugte Datei sollten Sie vor dem Versand einmal mit einem Prüfwerkzeug (zum Beispiel dem KoSIT-Validator Ihrer Buchhaltungssoftware) prüfen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei (XML), die eine Software automatisch lesen kann. Eine PDF, auch eine aus einem Rechnungsprogramm, ist keine E-Rechnung. Gültig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Wer braucht E-Rechnungen?
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen.
- Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesbehörden müssen schon heute E-Rechnungen sein; dafür brauchen Sie die Leitweg-ID der Behörde.
Ausgenommen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Kleinunternehmer (sie dürfen weiter PDF schicken).
Welche Angaben eine XRechnung braucht
Zusätzlich zu den Rechnungs-Pflichtangaben verlangt die XRechnung: Ihre vollständige Anschrift, einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, Ihre E-Mail- und die des Kunden als elektronische Adresse, die Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID), die Zahlungsart mit IBAN, und je Position Menge, Einheit und Steuersatz. Der Generator zeigt neben dem Knopf „E-Rechnung (XML)“, welche Angaben noch fehlen.
Datei prüfen und versenden
Die XML-Datei senden Sie per E-Mail oder laden sie im Portal Ihres Kunden hoch (bei Bundesbehörden: ZRE oder OZG-RE). Bewahren Sie die XML-Datei acht Jahre auf; sie ist das Original. Unsere Dateien sind gegen die offiziellen Prüfregeln (EN 16931 und XRechnung 3.0) getestet.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht. Die XRechnung ist reines XML: ideal für Behörden und Buchhaltungssoftware, für Menschen aber ohne Viewer nicht lesbar. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei: Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten. Behörden verlangen meist XRechnung; unter Unternehmen ist beides üblich. Hier erzeugen Sie eine XRechnung; laden Sie zusätzlich die PDF herunter, wenn Ihr Kunde eine lesbare Fassung möchte. Rechtlich maßgeblich ist dann die XML-Datei.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei wie XRechnung (XML) oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit Buchhaltungssoftware oder einem kostenlosen Viewer, zum Beispiel dem Visualisierungswerkzeug der KoSIT oder Online-Viewern. Im Browser sieht die Datei wie Code aus; das ist normal.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Sie steht im Auftrag oder Sie fragen die Behörde danach. Bei Unternehmen tragen Sie stattdessen eine Bestellnummer oder Ihre Kundennummer ein.
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